Ausnahmemanagement

Ausnahmemanagement bezeichnet das systematische Vorgehen zur Erkennung, Bewertung und Steuerung von Ausnahmen oder Abweichungen von standardisierten Prozessen in einer Organisation. Ziel ist es, Risiken zu minimieren, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden und Compliance sicherzustellen. Es umfasst Identifikation, Genehmigung, Umsetzung und Nachverfolgung von Abweichungen sowie deren Ursachenanalyse und nachhaltige Korrekturmaßnahmen.

Anwendungsbereiche finden sich in IT-Betrieb und -Management, Produktion, Logistik, Finanzkontrollen sowie in der Softwareentwicklung. In diesen Bereichen helfen Ausnahmemanagement-Methoden, unvorhergesehene Situationen gezielt zu steuern statt improvisiert zu handeln, wodurch Transparenz und planbares Handeln verbessert werden.

Kernbestandteile sind die Erkennung von Ausnahmen durch Monitoring, Dashboards und Alerts, die Risikobewertung von Wahrscheinlichkeit, potenziellen Schäden und Auswirkungen auf Compliance, sowie ein Genehmigungs- und Eskalationsprozess. Zudem gehören Maßnahmenplanung, einschließlich Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen (CAPA), Dokumentation, Audit-Trail und regelmäßige Wirksamkeitsprüfungen sowie die Kommunikation mit relevanten Stakeholdern dazu.

Methoden beinhalten Risikomatrix, Root-Cause-Analysis, Five Whys, Ishikawa-Diagramm und CAPA-Planung, oft in Verbindung mit Change-Management-Prozessen. Zentrale Rollen sind Prozessverantwortliche, Ausnahmemanagement- oder Incident-Manager, Compliance Officer, Auditoren und IT-Sicherheit.

Vorteile des Ausnahmemanagements liegen in einer verbesserten Steuerung außergewöhnlicher Situationen, schnelleren Reaktionen, Reduktion von Kosten und Schäden sowie erhöhter Transparenz. Herausforderungen ergeben sich durch Komplexität, zeitkritische Entscheidungen, Datenqualität und Datenschutz. Es steht in engem Zusammenhang mit Risiko- und Compliance-Management, Incident-, Problem- und Change-Management sowie Audits.