Aktenverwaltungssysteme

Aktenverwaltungssysteme (AVS) sind Computerprogramme, die die Speicherung, Organisation und den Zugriff auf elektronische Dokumente und Metadaten verwalten. Ziel ist es, die Arbeitsprozesse in Unternehmen, Behörden und anderen Organisationen zu rationalisieren, die Nachverfolgbarkeit von Dokumenten sicherzustellen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu erleichtern. Historisch stammen AVS aus den 1970er Jahren, als erste elektronische Ablagesysteme in Banken und Versicherungen eingesetzt wurden. Mit dem Aufkommen des Internets und Cloud‑Computing haben sich moderne AVS zu integrierten Plattformen entwickelt, die neben Dokumentenspeicherung PDF‑Suchen, Workflow‑Automatisierung, Rollen‑ und Rechteverwaltung sowie Integrationen zu ERP‑ und CRM-Systemen bieten.

Ein AVS arbeitet üblicherweise mit einem cataloguing‑Interface, das Beschreibungsdaten erfasst, Indexdaten erzeugt und Volltextindizierung ermöglicht. Übergangskonzepte wie „Alles‑Digital‑First“ oder hybride Archivierung (Papier + Digital) finden in vielen Behörden und öffentlichen Einrichtungen Anwendung. Wichtige Funktionsmerkmale sind Versionierung, Änderungsprotokoll, Kennzittextanalyse und Prüfpfadfunktion. Die meisten AVS erfüllen den Nachweis von Dokumentenintegrität, beispielsweise durch Hash‑Signaturen. Beispiele populärer Lösungen sind OpenContent, Antiphil, M-Files und SharePoint, die unterschiedliche Lizenzmodelle von Open‑Source bis Enterprise‑Software abdecken. Durch die Automatisierung von Genehmigungs‑ und Zeichen‑Workflows erhöhen AVS die Transparenz, reduzieren Kosten und minimieren Risiken aus Datenverlust oder Urheberrechtsverletzungen.