Aanwezigheidscontrole

Aanwezigheidscontrole is het systematisch vastleggen of registreren van de aanwezigheid van personen bij een activiteit, les, vergadering of op een bepaalde locatie. Doel is inzicht krijgen in wie aanwezig is, wie afwezig is en soms ook wanneer iemand te laat of vroeg vertrekt. De term wordt in verschillende sectoren gebruikt, waaronder onderwijs, arbeid en evenementen.

In onderwijsinstellingen wordt aanwezigheidscontrole vaak toegepast om aanwezigheid van studenten en leerlingen te registreren. Bij bedrijven en organisaties kan het dienen als basis voor tijdregistratie, loonadministratie en naleving van arbeidstijden. Evenementen en bijeenkomsten gebruiken aanwezigheidslijsten of elektronische check-ins om deelnemers te registreren. Methoden variëren van traditionele papieren aanwezigheidslijsten tot elektronische systemen zoals kaartlezers, QR- of barcode-scans, biometrische identificatie en online registratie.

Persoonsgegevens spelen een centrale rol bij aanwezigheidsregistratie. De verzamelde informatie kan bestaan uit namen, tijdstippen, data en soms locatiegegevens. In de meeste jurisdicties geldt dat verwerking van deze gegevens onder de privacywetgeving valt (zoals de AVG/GDPR). Organisaties moeten doelbinding, proportionaliteit en passende beveiligingsmaatregelen waarborgen, bewaartermijnen vaststellen en waar nodig toestemming, duidelijke informatieplicht en een privacybeleid bieden.

Praktisch gezien levert aanwezigheidscontrole managementinformatie op over presentiequotaties en afwezigheidspatronen, en kan het beleid ondersteunen rond punctualiteit en verzuim. Nadelen zijn onder meer administratieve last en privacyrisico’s, waardoor zorgvuldige implementatie en transparante communicatie vereist zijn. Gebruikerswoorden omvatten aanwezigheidsregistratie, presentielijst en verzuimcijfers.