transportdocumentatie

Transportdocumentatie is de verzameling documenten die goederen tijdens het vervoer vergezellen en die dienen als bewijs voor contractuele afspraken, betaling, douaneafhandeling en toezicht. De documentatie geldt voor zowel nationaal als internationaal vervoer over weg, water, lucht en spoor. Belangrijke onderdelen zijn onder meer het vervoersdocument zelf (bij internationaal wegvervoer de CMR-vrachtbrief, bij zeetransport de bill of lading, bij luchtvracht de air waybill), een paklijst, een commerciële factuur en een certificaat van oorsprong. Daarnaast kunnen export- en importvergunningen en aanvullende certificaten (zoals sanitaire of fytosanitaire certificaten) nodig zijn, afhankelijk van de aard van de goederen.

Bij internationaal vervoer geldt vaak de CMR-conventie voor wegvervoer; de CMR-vrachtbrief documenteert de overeenkomst tussen verzender en vervoerder, een korte omschrijving van de lading en het gewicht of volume en fungeert als bewijs van ontvangst en als basis voor kosten en claims. Voor zeevracht is de bill of lading het belangrijkste document, en voor luchtvracht de air waybill. Elektronische versies van deze documenten (bijvoorbeeld eCMR, elektronische bill of lading) winnen terrein, en steeds vaker wordt digitale archivering toegepast.

Het doel van transportdocumentatie is het faciliteren van verzending, douanecontrole en verzekering, en het beperken van risico’s zoals vertragingen en financiële claims door onjuiste of ontbrekende informatie. Beheerders van documentatie, zoals expediteurs en logistieke dienstverleners, zorgen voor naleving van relevante regels en Incoterms, en houden rekening met nationale en internationale wetgeving. Bewaartermijnen voor documenten variëren per jurisdictie en operatie.