tilbudsdokumentation

Tilbudsdokumentation er det samlede dokumentationssæt, der følger med en udbudskonkurrence og beskriver kravene til leverandørerne samt rammerne for at afgive et tilbud. Den fastlægger projektets omfang, tekniske og funktionelle krav, kontraktvilkår, prisstruktur og evalueringskriterier og giver leverandører en fælles reference for udarbejdelsen af tilbuddet.

Tilbudsdokumentationen omfatter typisk udbudsbetingelserne, tekniske specifikationer, funktionskrav, arbejdsomfang og mængder, prisplan og betalingsbetingelser samt vilkår for levering, tidsplan og ændringer. Den indeholder også krav til dokumentation fra byderne, såsom virksomhedsoplysninger, dokumentation for økonomisk og teknisk formåen, referencer, forsikringer, certificeringer og eventuelle underleverandørkrav. Yderligere kan den indeholde tegninger, krav til kvalitetssikring, miljøkrav og sikkerhedsforanstaltninger samt kontraktvurderingskriterier og den proces, der anvendes til afklaringer og spørgsmål.

Formålet er at sikre gennemsigtighed og ligebehandling i overensstemmelse med gældende regler for konkurrence og en velinformeret bedømmelse. Tilbudsdokumentationen bruges af den ordregivende myndighed til at vurdere tilbuddenes overensstemmelse med kravene og til at fastlægge kontraktgrundlaget ved tildeling. Processen kan indeholde spørgsmål og afklaringsrunder, frister for indsendelse og mulighed for præcisering, og tildelingsbeslutningen efterfølgende publiceres.

Råd og praksis: klare og entydige krav, konsistens mellem dokumenterne, tydelig tidsplan, korrekt sprog og platform, versionkontrol og overholdelse af Udbudsloven og EU-direktiver for at sikre ligebehandling og gennemsigtighed.