secretariaat

Secretariaat is een term in het Nederlands die refereert aan de administratieve organisatie en het personeel dat ondersteuning biedt aan een organisatie, commissie of overheidslaag. Het omvat zowel het kantoor als de systemen en de mensen die verantwoordelijk zijn voor coördinatie, planning, communicatie, verslaglegging en archivering.

In politieke partijen, overheden en non-profitorganisaties verwijst het secretariaat meestal naar de permanente staf die het dagelijks bestuur ondersteunt. Het secretariaat verzorgt agendaplanning, notulering, conceptontwikkeling van beleidsnotities, correspondentie en de voorbereiding van vergaderingen. Het draagt bij aan de continuïteit van besluitvorming en uitvoering door informatie en processen op peil te houden.

Belangrijke taken zijn onder meer het beheren van agenda’s, het notuleren van vergaderingen, afhandeling van post en e-mail, archivering van documenten, eenvoudige personeels- en financiële administratie en de communicatie met leden en externe partners. Daarnaast organiseert het secretariaat evenementen en logistieke ondersteuning bij bijeenkomsten, campagnes en publieke communicatie.

De structuur van een secretariaat varieert per organisatie. Vaak staat een secretaris of secretaris-generaal aan het hoofd en vallen daaraan administratieve medewerkers, secretaresse(n) en soms een communicatie- of archiefmedewerker. In bepaalde contexten wordt de term ook gebruikt voor de ondersteunende afdeling van een ministerie of college.

Etymologie: secretariaat komt van secretarium uit het Latijn, met vergelijkbare betekenissen in andere talen; in het Nederlands wordt de term breed toegepast voor zowel publieke als private organisaties.