representatiekosten

Representatiekosten zijn uitgaven die bedoeld zijn om de zakelijke omzet te bevorderen en de relatie met klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties te onderhouden. Tot deze kosten rekenen veel voorkomende activiteiten zoals recepties en zakelijke diners met relaties, relatiegeschenken, deelnames aan beurzen en promotionele evenementen, en overige uitgaven die direct samenhangen met het tonen van representatie of het onderhouden van zakelijke contacten.

In de boekhouding worden representatiekosten doorgaans geboekt als bedrijfskosten. Fiscaal gezien kent de Belastingdienst echter regels die de aftrekbaarheid van representatiekosten beperken. Veel representatiekosten zijn niet of slechts beperkt aftrekbaar als ze een privékarakter hebben, als de uitgaven excessief zijn ten opzichte van het zakelijke doel, of wanneer ze buiten de fiscale regels vallen. Er bestaan vaak specifieke bepalingen per onderdeel, zoals relatiegeschenken of evenementen, met eigen aftrek- of vrijstellingsregels. Het is daarom van belang de kosten duidelijk zakelijk te onderbouwen.

Administratieve aandachtspunten zijn onder meer het bewaren van facturen en bonnetjes, en het aantonen van het zakelijke doel, de datum, de betrokken relaties en het verwachte zakelijke rendement. Het helpt om representatie- en privé-uitgaven strikt te scheiden in de administratie en te zorgen voor duidelijke registratie van de aard en omvang van de kosten.

Zie ook: fiscale regels voor zakelijke kosten, kostenposten in de vennootschapsbelasting, relatiegeschenken.

---