papierstromen

Papierstromen is een begrip uit informatiemanagement en archief- en documentenbeheer dat verwijst naar de fysieke stroom van papieren documenten binnen een organisatie. Het omvat alle fasen van creatie of ontvangst, via routering en goedkeuring, tot classificatie, opslag, archivering en uiteindelijk vernietiging of overdracht aan een bewaarplaats.

Belangrijke onderdelen zijn onder meer circulatie en routing, versiecontrole, indexering en metadata, fysieke bewaring, overdracht en een vastgestelde bewaartermijn. Een effectief papierstroombeheer vereist duidelijke procedures, toegangsrechten, en traceerbaarheid van documenten, zodat de authenticiteit en integriteit bewaard blijven.

Governance en compliance: papierstromen vallen onder bredere informatie- en records governance. Procedures moeten voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG, bewaartermijnen, en audit-vereisten.

Uitdagingen en optimalisatie: verlies, beschadiging, vertragingen, ruimte- en milieubelasting zijn veelgewenste aandachtspunten. Digitale alternatieven zoals scannen, elektronische workflows, en documentbeheersystemen kunnen papierstromen verkleinen en de snelheid en vindbaarheid verbeteren.

Relatie met bredere processen: papierstromen hangen samen met recordsmanagement, informatiebeheer en governance van digitale en fysieke informatie. Door integratie met digitale systemen en beleid kan de organisatie de efficiëntie verhogen en risico's verminderen.