onkostennregeling

Onkostennregeling is een Nederlandse term voor een regeling die door een organisatie, instelling of bedrijf is opgesteld om de kosten te vergoeden die medewerkers, bestuurders of vrijwilligers maken bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. De regeling bepaalt welke uitgaven in aanmerking komen, hoe ze worden aangetoond en welke grenzen gelden voor vergoedingen.

De regeling bestrijkt doorgaans diverse kostenposten, zoals reis- en vervoerskosten, verblijfskosten, maaltijden en communicatiekosten die direct verband houden met het werk. Ook andere incidentele kosten die noodzakelijk zijn voor de functie kunnen onder de onkostennregeling vallen. Regelingen kunnen werken met vaste forfaitaire bedragen (per diem) of met de werkelijke kosten die achteraf met bonnen en facturen worden vergoed. In veel gevallen bepaalt de regeling ook wat niet onder de vergoeding valt en welke kosten buiten beschouwing blijven.

Een onkostennregeling kent meestal een aantal gemeenschappelijke onderdelen: welke kosten vergoed worden, welke documentatie vereist is (bijv. bonnetjes, tickets of facturen), wie de claims controleert en goedkeurt, en hoe de betaling plaatsvindt (maandelijks, na indiening van een declaratie, of via een vaste onkostenningsvergoeding). Ook kunnen er bepaalde caps of maximums bedragen gelden per reis, per dag of per type uitgave, en regels over verslaglegging en audit.

Wat betreft fiscale en juridische aspecten varieert de behandeling afhankelijk van de regeling en de geldende wet- en regelgeving. Doel van een goed opgestelde onkostennregeling is vaak om administratieve lasten te beperken terwijl vergoedingen eerlijk en transparant plaatsvinden.

Vergelijkbare termen zijn reiskostenvergoeding en declaratiesystemen; veel organisaties koppelen een onkostennregeling aan een beleid voor kostenvergoeding en interne controle.