kwaliteitsdossier

Een kwaliteitsdossier is een gestructureerde verzameling documenten die aantoont dat een persoon, organisatie of product voldoet aan relevante kwaliteitsnormen en eisen. Het dient als bewijs van kwaliteit, bekwaamheid en compliance en wordt in verschillende sectoren gebruikt, met name in de zorg, het onderwijs en de industrie.

Het doel van een kwaliteitsdossier is onder meer het leveren van verantwoording aan werkgevers, cliënten en toezichthouders, het ondersteunen van decision-making bij audits en accreditering, en het stimuleren van continue verbetering. Het biedt een overzicht van hoe kwaliteit wordt geborgd en wat er is gedaan om risico’s te beheersen en resultaten te verbeteren.

Typische inhoud van een kwaliteitsdossier omvat beleid en governance, functies en competenties, procedures en werkinstructies, risicobeoordelingen, kwaliteitsindicatoren en meetresultaten, audit- en evaluatieverslagen, incidentregistraties met gevolgacties, trainings- en bijscholingsregistraties, certificaten en licenties, evaluaties en uitkomsten, en een beschrijving van eventuele verbeterplannen.

Gebruik en onderhoud: het dossier wordt aangemaakt en onderhouden door de betrokkene of de organisatie en wordt regelmatig bijgewerkt. Het maakt vaak deel uit van een kwaliteitsmanagementsysteem en kan vereist zijn bij licenties, audits, aanbestedingen of herregistratie. Daarbij is aandacht voor privacy en bewaartermijnen noodzakelijk.

Varianten en context: de precieze inhoud en eisen verschillen per sector en regio. In de zorg kan een kwaliteitsdossier bijvoorbeeld fungeren als portfolio voor bekwaamheden en zorgresultaten, terwijl in het bedrijfsleven het dossier een onderdeel kan zijn van ISO- of branchegerelateerde normen. Verwante concepten zijn kwaliteitsmanagementsysteem, accreditering, audits en continu verbeteren.