kunddataflöden

Kunddataflöden avser hur kunduppgifter rör sig och behandlas mellan system, tjänster och processer från insamling till lagring, användning, delning och borttagning. Begreppet omfattar både tekniska dataflöden (API-anrop, ETL-processer) och organisatoriska processer (ägarskap, behörigheter, etiketter).

Vanliga källor är webformulär, e-handel, kundtjänst och lojalitetsprogram. Vägarna för dataflödet inkluderar integrationer, API:er och ETL-processer. Destinatörer kan vara CRM-system, analytikverktyg, marknadsföringsplattformar och stödsystem. Datatyper som rör kunddataflöden inkluderar personuppgifter, beteendedata och transaktionsdata.

Livscykel och styrning innebär att verksamheten arbetar utifrån en rättslig grund och samtycke där det krävs, samt ändamålsbegränsning, dataminimering och lämpliga lagringstider. Det bör finnas en dokumenterad kartläggning av dataflöden och, vid hög risk, en konsekvensbedömning av dataskydd (DPIA). Avtalsmässiga relationer med tredje part regleras genom databehandlingsavtal mellan uppdragsgivare och processorer.

Säkerhet och risker är centrala aspekter. Risker kopplas till dataintrång och oavsiktlig exponering, varför åtkomstkontroller, kryptering, pseudonymisering samt regelbunden loggning och övervakning är viktiga åtgärder. Incidenter bör hanteras enligt etablerade rutiner för snabb rapportering och åtgärd.

Exempelvis samlar en webbplats e-post via formulär som lagras i ett CRM och används för utskick och kunduppföljning. Data delas med betalningsleverantörer och analytikverktyg. Kunder kan begära åtkomst, rättning eller radering av sina uppgifter.

Sammanfattningsvis är kartläggning och övervakning av kunddataflöden avgörande för integritet, efterlevnad och effektivt kundarbete, med ansvar för dataflöden tydligt fördelat inom organisationen och med tydliga policyer och kontinuerlig förbättring.