klientregistreringar

Klientregistreringar avser registrering och lagring av uppgifter om klienter i ett affärs- eller administrativt system. De används i CRM-system, fakturerings- och ärendehanteringssystem, samt i vård- och rådgivningsverksamheter där klienten är del av avtalsförhållande.

Vanliga uppgifter i klientregistreringar är namn, kontaktuppgifter, personnummer eller organisationsnummer, samt uppgifter om företaget eller organisationen. Dessutom registreras historik över köp eller tjänster, pågående avtal, kommunikation, preferenser och eventuella samtycken till behandling av personuppgifter.

Insamling sker oftast när klienten inleder ett affärsförhållande eller via online-formulär. Uppgifterna registreras och uppdateras vid förändringar, och hanteringsändamål dokumenteras. Rensning eller anonymisering sker när affärsrelationen avslutas eller enligt definierad retention.

I Sverige och EU regleras hanteringen av klientregistreringar främst av GDPR samt kompletterande nationell lagstiftning. Grundläggande krav är rättslig grund (t.ex. samtycke eller avtal), ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, transparens och dokumentation av behandlingar samt krav på sanktioner vid felaktigheter.

Uppgifter lagras i säkra databaser med begränsad åtkomst och tekniska skyddsåtgärder som kryptering, lösenordsskydd och loggföring. Bevarandet följs av tydliga retentionstider och rutiner för radering eller anonymisering när uppgifterna inte längre behövs eller när klienten begär radering.

Registrerade klienter har rätt att begära tillgång till sina uppgifter, rättelse, och i vissa fall dataportabilitet eller begränsad behandling. Överföringar till tredje part eller över gränser kräver rättsliga skydd av personuppgifter genom till exempel dataavtal och juridiska mekanismer.