dossierregistratie

Dossierregistratie is het systematisch vastleggen en beheren van dossiers over personen door een organisatie. Een dossier kan bestaan uit identificatiegegevens, contactgegevens, medische of zorggerelateerde informatie, onderwijs- of arbeidsdossier, en aantekeningen over contacten en gemaakte afspraken. Het doel van dossierregistratie is om dienstverlening te verbeteren, beslissingen te ondersteunen en verantwoording mogelijk te maken.

De praktijk komt voor in diverse sectoren, zoals de gezondheidszorg, jeugdzorg, onderwijs en publieke dienstverlening. In elk geval worden gegevens verzameld om de juiste zorg, ondersteuning of dienstverlening te kunnen bieden. De omvang en aard van de gegevens hangen af van het doel en van wettelijke vereisten.

Juridisch kader: Dossierregistratie valt onder de privacywetgeving, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en Nederlandse uitvoeringswetten. Organisaties mogen dossiers aanleggen op basis van een rechtsgrond en doelbinding: de gegevens mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, zoveel mogelijk beperkt en bewaard zolang nodig. Betrokkenen hebben rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking en dataportabiliteit. Transparantie, toestemmingen waar nodig en passende beveiliging zijn verplicht.

Beheer en governance: Goede dossierregistratie vereist beleid en governance, rolgebaseerde toegangscontrole, logging, beveiligde opslag, en periodieke controles op juistheid en volledigheid. Datalekken dienen volgens de wet te worden gemeld.

Risico’s: Mogelijke risico’s zijn onjuiste of verouderde informatie, datalekken en misbruik. Beveiligingsmaatregelen, due diligence en Data Protection Impact Assessments helpen deze risico’s te beperken.