documentbeheerstandaarden

Documentbeheerstandaarden zijn normen en best practices die organisaties helpen documenten en informatie op een consistente, toegankelijke en conforme manier te beheren gedurende hun gehele levenscyclus.

Ze bestrijken zowel fysieke als digitale documenten en richten zich op metadata, classificatie, versiebeheer, beveiliging, privacy en compliance met wettelijke vereisten en externe verwachtingen.

Hoofdonderwerpen zijn onder meer recordsmanagement, informatiesturing en archivering. Doel is betrouwbaarheid, traceerbaarheid en interoperabiliteit tussen systemen en processen, evenals de mogelijkheid om informatie langer toegankelijk te houden.

Belangrijke standaarden en referentiemodellen zijn ISO/IEC 15489 (records management) en ISO 16175 (principes en functionele eisen voor informatie- en recordssystems). Voor digitale preservatie wordt OAIS gehanteerd (ISO 14721). Voor langetermijnarchivering van elektronische documenten zijn PDF/A-standaarden (ISO 19005). Metadata-standaarden zoals Dublin Core, METS en PREMIS worden vaak toegepast om inhoud en behoud bij te houden.

Implementatie vereist doorgaans het definiëren van metadata-, classificatie- en retentionstrategieën, toegangsrechten en migratieplannen. Het gebruik van open standaarden bevordert interoperabiliteit en houdt leveranciers van elkaar afhankelijk.

Uitdagingen omvatten kosten, verandermanagement, migratie van legacy data, privacy en naleving, en voortdurende governance en auditing.