berichtondertekening

Berichtondertekening is het act van het plaatsen van een handtekening onder een rapport, memo of andere schriftelijke boodschap om verantwoordelijkheid, authenticiteit en goedkeuring aan de inhoud te bevestigen. De ondertekenaar is meestal degene die verantwoordelijk is voor de inhoud of die gemachtigd is het bericht te verzenden. Een dergelijke ondertekening kan fysiek gebeuren met pen en papier of elektronisch, waarbij de datum, functie en organisatie vaak worden vermeld.

Doel en betekenis

De ondertekening heeft verschillende functies: het bevestigen van de juistheid en volledigheid van de informatie, het aangeven dat de inhoud is goedgekeurd door de bevoegde autoriteit, en het mogelijk maken van verdere aanspreekpunten voor ontvangers. Daarnaast levert het bewijs van verantwoordelijkheid: de ondertekenaar kan aansprakelijk worden gehouden voor de gepubliceerde informatie.

Uitvoering en inhoud van de ondertekening

Een gebruikelijk ondertekeningsblok bevat de naam van de ondertekenaar, diens functie, de organisatie, de plaats en datum. Soms is een tweede handtekening vereist, bijvoorbeeld van een verantwoordelijke of een supervisor (counter-signature). In moderne systemen kan een bericht ook een elektronische handtekening bevatten, met bewerkstelligde authenticiteit en integriteit via digitale certificaten en tijdstempels.

Relevante overwegingen

Een bericht met een ondertekening krijgt vaak een hogere formele geldigheid en wordt eerder als autoritatief beschouwd. Het bevat ook impliciete verplichtingen omtrent juistheid, volledigheid en vertrouwelijkheid. Organisaties hanteren procedures voor retentie en beveiliging van ondertekende documenten, en bij elektronische ondertekening gelden vaak extra eisen op het gebied van identificatie en integriteit.

Zie ook: handtekening, elektronische handtekening, legitimatie, vertrouwelijkheid.