arquivamento

Arquivamento é o conjunto de práticas destinadas a organizar, preservar e tornar acessíveis materiais de uma organização ou de uma instituição, por meio de processos de classificação, conservação e transferência para uma reserva permanente. O termo também é utilizado no âmbito administrativo para indicar o encerramento formal de uma apuração, processo ou inquérito, quando não há mais necessidade de prosseguir.

Na gestão de documentos, o arquivamento ocorre ao longo de um ciclo de vida do registro: criação, uso ativo, transferência para arquivo intermediário ou definitivo, preservação a longo prazo e eventual descarte conforme políticas de retenção. A prática envolve classificação, metadados, codificação, controle de acesso e garantia de integridade.

Pode haver diferentes modalidades de arquivamento: temporário (ou intermediário) para documentos com prazo de guarda definido; definitivo para materiais de valor probatório ou histórico; e arquivamento digital, que utiliza formatos estáveis, migração de formatos e preservação em repositórios gerenciados, com base em padrões de preservação.

Aspectos legais e normativos incluem políticas de retenção, normas técnicas de arquivologia, requisitos de privacidade e proteção de dados, bem como procedimentos de auditoria. Em muitos sistemas jurídicos, o arquivamento de procedimentos administrativos, como inquéritos, é decisão formal que encerra o caso, sem julgamento definitivo.

Na prática contemporânea, o arquivamento digital se apoia em padrões de preservação de informação, metadados padronizados (como PREMIS) e modelos de arquitetura de armazenamento como OAIS, assegurando a preservação, acessibilidade e autenticidade ao longo do tempo.