documentos

Un documento es un registro que transmite información y sirve como evidencia de actos, hechos o comunicaciones. Puede existir en soporte físico (papel, microfilm) o digital (archivo, correo electrónico, base de datos). El término proviene del latín documentum. En contextos legales y administrativos, los documentos acreditan derechos, obligaciones o la veracidad de ciertas afirmaciones; en ámbitos técnicos o científicos, registran procedimientos, resultados y metadatos.

Clasificación: documentos administrativos y empresariales (actas, informes, facturas), documentos legales (contratos, escrituras, sentencias), documentos técnicos y científicos (especificaciones, informes de laboratorio), y documentos personales (certificados, currículos). En la era digital, la gestión documental se apoya en sistemas de archivos, metadatos, control de versiones y políticas de conservación.

Propiedades esenciales incluyen autenticidad (origen verificable), integridad (sin modificaciones no autorizadas), legibilidad y preservación a largo plazo. La gestión documental busca facilitar la organización, búsqueda y preservación, mediante clasificación, retención, eliminación y seguridad de la información. Desafíos actuales incluyen la seguridad de documentos, la preservación digital frente a la obsolescencia tecnológica y la necesidad de normativas para interoperabilidad y firmas electrónicas. En muchos marcos legales, la firma digital, el sello de tiempo y la notarización complementan la validez de los documentos. En conjunto, los documentos sostienen procesos legales, administrativos y operativos en organizaciones y sociedades.