Vertriebsfreigabe

Vertriebsfreigabe bezeichnet in Unternehmen einen formalen Freigabeschritt, der die Berechtigung festlegt, ein Produkt über die Vertriebswege an Kunden zu liefern. Sie ist eine cross-funktionale Freigabe, die Qualität, Compliance und Marktfähigkeit sicherstellt.

Sie kommt vor allem in regulierten Branchen wie Pharma, Medizinprodukte oder Consumer-Goods zum Einsatz und gehört oft zur Reihe der Produktfreigaben. Ziel ist, dass das Produkt rechtlich zulässig, etikettiert, korrekt verpackt, ausreichend stabil und lieferfähig ist, bevor es in den Markt geht.

Typischer Ablauf umfasst Qualitäts- und Freigabeprüfungen, Regulatory-Affairs-Check, Verpackungs- und Etikettierungscheck, Verifikation relevanter Dokumente (COA, Zulassungsnachweise), Prüfung der Logistikbedingungen, Risikobewertung und Compliance-Abstimmung, Freigabeentscheidung durch verantwortliche Personen, sowie Benachrichtigung der Vertriebseinheiten.

Rollen, die typischerweise beteiligt sind, umfassen Quality Assurance (QA), Regulatory Affairs, Supply Chain, Produktion/Quality Control, Vertrieb/Marketing, Finanzen und Rechtsabteilung.

Dokumentation der Freigabe erfolgt in Form von Freigabeprotokollen, Freigabestatus, Chargen- bzw. Seriennummern, COA, Zertifikaten und Rückverfolgbarkeit; bei Abweichungen werden CAPA-Maßnahmen festgelegt.

Unterschied zu Herstellungsfreigaben: Die Vertriebsfreigabe fokussiert Distribution und Markteinführung, während die Herstellungsfreigabe die Produktion und Fertigstellung des Produkts sicherstellt. In gut organisierten Unternehmen sind beide Freigaben aufeinander abgestimmt und miteinander verknüpft.