Vergabeempfehlungen

Vergabeempfehlungen sind interne Dokumente im Beschaffungsprozess, mit denen eine Vergabestelle oder Vergabekommission vorschlägt, welchem Bieter der Auftrag vergeben werden sollte. Sie entstehen in der Regel nach der Bewertung der Angebote und dienen der transparenten, nachvollziehbaren Begründung des vorgesehenen Zuschlags. Ziel ist es, die Entscheidungsfindung zu unterstützen und eine solide Grundlage für den späteren Zuschlagsbeschluss zu schaffen.

Inhalte einer Vergabeempfehlung umfassen typischerweise eine kurze Darstellung des Verfahrens, die zusammengefassten Ergebnisse der Bewertungs- und Scoring-Tabellen sowie eine Begründung, warum der bevorzugte Bieter im konkreten Fall ausgewählt wird. Dazu gehören oft die Gewichtung der Kriterien, die erreichten Punktzahlen, wesentliche Stärken und Risiken der Angebote sowie ggf. Hinweise auf Alternativen oder auf ein mögliches Nicht-Zuschlags-Ergebnis. Wichtig ist eine klare, nachvollziehbare Argumentation im Einklang mit den Grundsätzen des Vergaberechts, wie Gleichbehandlung, Fairness, Transparenz und Wettbewerb.

Rechtlicher Rahmen und Funktion unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. In EU-weit geltenden Vergabeverfahren müssen Zuschlagsbeschluss und Begründung rechtssicher sein; die Vergabeempfehlung dient in der Regel als internes Vorlagenwerkzeug und ersetzt nicht den formellen Zuschlagsbeschluss der zuständigen Entscheidungsstelle. Änderungen oder Nachprüfungen können sich gegen die in der Empfehlung niedergelegte Begründung richten.

Transparenz und Nachprüfbarkeit sind zentrale Merkmale: Dokumente sollten revisionssicher abgelegt, sofern rechtlich zulässig veröffentlicht oder zumindest für interne Audits zugänglich gemacht werden, um Missbrauch zu verhindern und Rechtsklarheit zu wahren.