Ulkoista

Ulkoista on verbi ja yleiskäsite suomalaisessa liiketoimintakielessä, joka tarkoittaa tehtävien, prosessien tai palvelujen siirtämistä ulkopuolisen palveluntarjoajan vastuulle. Yleisimmin käytetty nimitys ilmiölle on ulkoistaminen. Ulkoistaminen on levinnyt sekä yksityiseen että julkiseen sektoriin ja se koskee usein IT-palveluita, tuotantoa, asiakaspalvelua, logistiikkaa sekä kiinteistö- ja hallintopalveluita.

Ulkoistamisen taustalla ovat useat tavoitteet: kustannussäästöt, parempi kustannus- ja suorituskykykestävyys, pääsy erikoisosaamiseen sekä mahdollisuus keskittyä organisaation ydintoimintoihin. Päätökseen voi vaikuttaa kilpailutilanne, tarve lisätä joustavuutta ja skaalausta sekä halu siirtää riskejä ulkopuoliselle kumppanille.

Prosessi etenee tyypillisesti määrittelyllä, due diligence -tarkastelulla, tarjouskilpailulla ja sopimuksella. Siirtymävaiheeseen liittyy usein muutosjohtamista ja henkilöstön aseman huomioimista. Sopimuksen keskeisiä elementtejä ovat palvelutasosopimus (SLA), hinnoittelumalli sekä mahdollisuus sopimuksen uudelleenarviointiin tai päättämiseen. Tietosuoja ja tietoturva ovat olennaisia, erityisesti kun käsitellään luottamuksellisia tai kriittisiä toimintoja.

Hyödyt voivat olla kustannustehokkuus, pääsy ulkopuoliseen osaamiseen, parempi keskittyminen ydintoimintoihin ja suurempi skaalautuvuus. Haittoja ovat hallinnan väheneminen, riippuvuus ulkopuolisesta tahosta, laadunvalvonnan haasteet sekä tietoturva- ja henkilöstöön liittyvät riskit. Julkisen sektorin ulkoistuksissa korostuvat lisäksi kilpailuttamisen avoimuus ja julkiset hankintalait sekä läpinäkyvyys.

Ulkoistamisen ja alihankinnan raja voi olla epäselvä: alihankinta on usein projektityyppinen sopimus, jossa ulkopuolinen suorittaa osa tehtävästä, mutta organisaatio säilyttää vastuun ja valvonnan. Toisaalta ulkoistaminen voi olla strateginen järjestely, jossa ulkoinen kumppani hoitaa kokonaisia toimintoja pitkällä aikavälillä.