ulkoistaminen

Ulkoistaminen on liiketoimintaprosessien tai -toimintojen siirtäminen ulkopuolisen palveluntarjoajan vastuulle. Yrityksessä kyse on siirrosta, jossa ulkopuolinen kumppani hoitaa osa tehtävistä, kuten IT-hallinto, ohjelmistokehitys, asiakaspalvelu, tuotanto tai taloushallinto. Ulkoistaminen voi kohdistua kokonaisiin prosesseihin tai yksittäisiin toimintoihin, ja sitä voidaan toteuttaa sekä maantieteellisesti että toiminnallisesti: onshore, nearshore ja offshore.

Taustaa: ulkoistaminen yleistyi 1980–1990-luvuilla globalisaation ja kustannussäästöjen ajureiksi. Sen käyttö on laajentunut käsittämään myös muita toimintoja, kuten innovaatiota, laadunvarmistusta ja tuki-toimintoja. Nykyisin monet yritykset käyttävät ulkoistamista osana strategista johtamista ja ketterämpää toimintaa.

Tyypit ja kohteet: yleisimpiä ulkoistettavia toimintoja ovat IT-seuranta ja ohjelmistokehitys, puhelin- ja asiakaspalvelu, logistiset palvelut sekä tuotanto- ja tukitoiminnot. Lisäksi HR, taloushallinto, markkinointi sekä prosessit kuten laskutus ja rekrytointi voivat olla ulkoistettuja.

Hyödyt: kustannussäästöt, pääsyn erikoisosaamiseen ja teknologiaan, parempi kapasiteetin hallinta sekä mahdollisuus keskittyä ydinliiketoimintaan ja strategisiin tavoitteisiin. Lisäksi toimittajakumppanin skaalautuvuus voi tukea kasvua ja nopeuttaa toteutuksia.

Riskit ja haasteet: kontrollin väheneminen, laadun ja toimitusvarmuuden hallinnan vaikeus sekä riippuvuus ulkopuolisesta. Tietoturva, huippuosaamisen siirtyminen toisaalle, sekä kulttuurilliset ja kielimuuri voivat vaikuttaa yhteistyön sujuvuuteen. Sopimukset ja siirtymävaiheet sekä muutosjohtaminen ovat keskeisiä.

Hallinta: menestyvän ulkoistamisen edellytyksiä ovat selkeät palvelutasot eli SLA:t, KPI:t, hyvän hallintorakenteen ylläpito, riskienhallinta sekä jatkuva seuranta ja sopimusten päivittäminen.