Trevägsavstämning

Trevägsavstämning är en kontrollprocess inom inköp och leverantörsreskontra där tre dokument jämförs för att säkerställa överensstämmelse innan betalning genomförs. De tre dokumenten är vanligtvis inköpsordern, mottagaren eller varuförväntningen (mottagningsrapport/varupost) och fakturan från leverantören. Syftet är att verifiera att det som beställdes stämmer överens med det som levererades och fakturerades, när det gäller kvantitet, pris och villkor.

Processen börjar med att en inköpsorder upprättas med artikelnummer, pris och antal. Vid leverans registreras mottagandet i systemet, vilket skapar en mottagningspost som speglar vad som faktiskt har levererats. Leverantören skickar sedan en faktura som refererar till inköpsordern. Systemet kör en trevägsjämförelse där inköpsordern, mottagningen och fakturan jämförs. Om allt stämmer godkänns betalningen. Om avvikelser uppstår kan fakturan avvisa, justeras eller kräva att leverantören rättar uppgifterna innan betalning görs.

Fördelarna med trevägsavstämning inkluderar bättre kontroll över kostnader, minskad risk för dubbelbetalt eller felaktiga fakturor, och ökad transparens i betalningsprocessen. Det bidrar också till bättre datakvalitet i ekonomisystemet och stärker relationen till leverantörer genom tydlig kommunikation vid avvikelser.

Utmaningar kan vara hantering av delleveranser, återkommande prisändringar, eller fakturor som hänvisar till flera leveranser och därav kräver manuell uppföljning. Effektiva rutiner och tydliga ansvarsområden i ERP- eller affärssystem förbättrar noggrannhet och genomförande av trevägsavstämningen.