inköpsordern

En inköpsorder är ett formellt dokument som köparen skickar till en leverantör och som specificerar vilka varor eller tjänster som ska levereras, i vilka mängder och till vilka priser och villkor. Den fungerar som ett bindande affärsmeddelande när leverantören bekräftar den eller när leveransen sker, och den används som underlag för uppföljning och avtal mellan parterna.

Innehållet i en inköpsorder brukar vanligtvis inkludera uppgifter som PO-nummer, datum, köparens och leverantörens uppgifter, leveransadress, förväntad leveransdatum, betalningsvillkor, valuta, frakt- och leveranssätt samt incoterms vid internationell handel. På line-nivå redovisas varje artikel eller tjänst med beskrivning, artikelnummer eller referens, kvantitet, enhetspreis och beräknad total omkostnad; totalsummor och eventuella skatter framgår också.

Processen kring en inköpsorder börjar ofta med en inköpsförfrågan eller requisition som godkänns av behöriga. Därefter skapas och skickas ordern till leverantören, vanligtvis elektroniskt via ERP- eller inköpssystem. Leverantören kan bekräfta ordern och leveransen följs upp av mottagande och godsmottagning. En treparts matchning mellan inköpsordern, leveransdokument och leverantörsfaktura används ofta för kontroll och betalning. Ändringar och avbokningar kan göras genom ändringsorder eller avbeställning.

I praktiken används inköpsordern i många organisationer som ett styrmedel för budgetuppföljning, leverantörsrelationer och efterlevnad av inköpspolicyer. Den kan distribueras elektroniskt som e-PO och bildar tillsammans med andra dokument ett uppföljnings- och redovisningsunderlag.