Toimintakäytäntö

Toimintakäytäntö on organisaation sisällä dokumentoitu ohjeisto, joka kuvaa, miten tehtäviä tai prosesseja suoritetaan tietyissä tilanteissa. Se voi kattaa muun muassa työvaiheet, roolit ja vastuut sekä käytännöt, joita noudatetaan päivittäisessä toiminnassa.

Sen tarkoituksena on varmistaa toistettavuus, laadunhallinta, turvallisuus, säädösten noudattaminen sekä osaamisen siirtäminen eteenpäin. Se sisältää prosessin tai tehtävän tavoitteet, vaiheet, roolit ja vastuut, tarvittavat resurssit sekä syöte- ja tulossuhteet, käytetyt työvälineet, dokumentoinnin periaatteet sekä versionhallinnan.

Toimintakäytännön sisältöön kuuluu tyypillisesti prosessikuvaus, työohjeet, tarkistuslistat, lomakkeet ja niihin liittyvät arkistointikäytännöt sekä selkeä versionhallinta.

Kehittäminen ja hallinta tapahtuu usein osana laatu- tai riskinhallintajärjestelmää. Prosessin laatiminen tapahtuu yhteistyössä sidosryhmien kanssa, riskiarvioinnin perusteella, testauksin ja vahvistus hyväksynnällä. Käytännön toteutuksessa pyritään saavutettavuuteen ja selkeyteen.

Käyttöönotossa huomioidaan koulutus, tiedon saavutettavuus, muutosjohtaminen sekä seuranta mittareilla. Säännöllinen ylläpito ja jatkuva parantaminen ovat keskeisiä.

Haasteina voivat olla vanhentuneet ohjeet, liiallinen painotus julkaisuun, monimutkaisuus sekä kieli- ja osaamiserojen vaikutus.