prosessikuvaus

Prosessikuvaus on organisaation toiminnallisen prosessin kuvausasiakirja, jonka tarkoituksena on määritellä mitä prosessi tekee, kuka vastaa siitä, millaiset ovat syötteet ja tulosteet sekä miten työ etenee. Tavoitteena on lisätä ymmärrystä, yhdenmukaistaa toimintatavat, helpottaa koulutusta ja tukea laadun sekä vaatimustenmukaisuuden varmistamista.

Prosessikuvauksen tyypillinen sisältö sisältää prosessin tarkoituksen ja laajuuden, prosessin omistajan, osallistujat tai roolit, syötteet ja tulosteet, vaiheet tai toimenpiteet sekä päätöspisteet. Lisäksi kuvataan tiedonsiirto, käytettävät järjestelmät ja tiedot, kontrollit ja riskit sekä suorituskykymittarit. Dokumentissa voidaan eritellä poikkeukset, variaatiot sekä riippuvuudet muihin prosesseihin. Usein kuvauksesta laaditaan sekä korkean tason että yksityiskohtaisen tason kuvaus, ja siinä käytetään standardoituja mallinnusmenetelmiä kuten prosessikarttoja tai BPMN-merkintöjä.

Prosessikuvausta käytetään laajasti liiketoiminnassa, erityisesti laadunhallinnassa, prosessijohtamisessa ja muutoksenhallinnassa. Se tukee koulutusta, auditoijien vaatimusten täyttämistä sekä organisaation säännösten ja standardien noudattamista. Prosessikuvaus elää jatkuvan parantamisen kautta: sitä päivitetään aina, kun prosessin toiminta muuttuu tai parannustoimet täsmentyvät. Hyödyllisiä käsitteitä ovat prosessin omistaja, syöte, tuloste, mittarit, kontrollit ja rajapinnat toisiin prosesseihin.