Terminverfügbarkeit

Terminverfügbarkeit bezeichnet die Verfügbarkeit von Terminen bei einem Dienstleister oder einer Organisation zu einem gegebenen Zeitpunkt. Sie ergibt sich aus der Kapazität von Ressourcen wie Personal, Räumen, Geräten und aus der organisatorischen Planung. Die Verfügbarkeit ist ein wichtiger Faktor für Kundenzufriedenheit, Wirtschaftlichkeit und Planbarkeit.

Wichtige Bestandteile der Terminverfügbarkeit sind verfügbare Zeitfenster, die Dauer einzelner Termine, Pufferzeiten und eventuelle Sperrzeiten für Administratives oder Notfälle. Moderne Systeme nutzen Online-Buchung, Telefonservice oder Kassen- bzw. Empfangssoftware, die Kalender synchronisieren und in Echtzeit aktualisiert werden. Die Terminverfügbarkeit hängt zudem von der Auslastung der Ressourcen und von Arbeitszeiten ab und kann regional, dienstleistungs- oder positionsabhängig variieren.

Um Terminverfügbarkeit zu optimieren, setzen viele Organisationen Strategien wie Kapazitätsplanung, dynamische Terminvergabe, Mehrfachbuchungen mit ausreichendem Puffer, und Wartelisten ein. Maßnahmen zur Reduzierung von Nichterscheinen umfassen Erinnerungen per SMS oder E-Mail, flexible Storno- und Änderungsbedingungen sowie transparente Anzeige von Alternativterminen. Eine klare Kommunikation der erwarteten Behandlungsdauer und der verfügbaren Optionen erhöht die Treffgenauigkeit der Planungen.

Wichtige Kennzahlen sind Auslastung, Füllgrad, durchschnittliche Wartezeit, Termintreue und No-Show-Rate. Einflussfaktoren sind saisonale Nachfrage, Personalverfügbarkeit und plötzliche Kapazitätseinbrüche. Datenschutz und Compliance, insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, sind integraler Bestandteil der Terminverfügbarkeit.