Sopimusprosessi

Sopimusprosessi on organisaation käytäntöjen ja menettelyiden kokonaisuus, jolla laaditaan, neuvotellaan, hyväksytään, allekirjoitetaan ja seurataan sopimuksia. Sen tavoitteena on varmistaa oikeudellinen turvallisuus, liiketoiminnan sujuvuus, kustannusten hallinta sekä riskien minimoiminen.

Keskeiset vaiheet ovat tarveselvitys ja vaatimusten määrittely; alustavan sopimuksen laatiminen; neuvottelut ja muokkaukset; juridinen ja liiketoimintavarmistus sekä riskien arviointi; sekä hyväksyntäprosessi, jossa vastuuhenkilöt ottavat kantaa.

Alleikirjoitus ja voimaantulo tapahtuvat usein digitaalisesti tai paperilla. Sopimus hyväksytään ja allekirjoitetaan, ja voimaantulopäivä sekä ehtojen tulkinta määritellään-sopimuksen sovellettava laki huomioiden. Sopimuslausekkeiden hallinta ja versiointi ovat keskeisiä.

Toimeenpano ja hallinta tarkoittavat sopimuksen toteutuksen valvontaa, suoritusvelvoitteiden seuraamista sekä muutosten hallintaa ja versiointia. Lisäyksiä ja muutoslausekkeita käsitellään erillisten prosessien avulla, jotta aikataulut ja kustannukset pysyvät hallinnassa.

Hallinta ja compliance kattavat dokumentaation arkistoinnin, versiohistorian tallentamisen, auditointijälkien keräämisen sekä tietosuoja- ja salassapitosuositusten noudattamisen. Sopimusten elinkaarta seurataan ja tarvittaessa raportoidaan sisäisesti sekä ulkoisiin vaatimuksiin reagoidaan.

Roolit ja teknologia: liiketoiminta, lakipalvelut ja talous toimivat yhdessä asiakkaan riskin minimoimiseksi. Tärkeinä työkalut ovat CLM-järjestelmät, sähköiset allekirjoitukset, dokumenttien hallinta ja integraatiot muihin järjestelmiin kuten ERP- ja taloushallintajärjestelmiin.