Samtalsminuter

Samtalsminuter är skriftliga anteckningar som dokumenterar innehållet i samtal mellan två eller flera parter, oftast mellan en yrkesperson och en klient, patient eller elev. De används inom vård, socialt arbete, utbildning och andra verksamheter där det finns behov av att följa upp samtal och beslut över tid. Syftet är att skapa ett tydligt och exakt referensmaterial som speglar vad som diskuterats, vilka beslut som fattats och vilka åtgärder som planeras, samt att underlätta uppföljning och kontinuitet i stöd eller undervisning.

Ett samtalsminut innehåller vanligtvis uppgifter om datum och tidpunkt, deltagare, syfte med samtalet, huvudsakliga samtalspunkter, beslut, ansvarsfördelning, tidsramar och eventuella riskbedömningar. Det kan också inkludera samtycke, sekretessvillkor och uppföljningsplaner. För att vara användbart bör innehållet vara noggrant återgivna, sakligt och tydligt, med fokus på fakta och överenskomna åtgärder snarare än subjektiva tolkningar.

Processen kring samtalsminuter inkluderar ofta att de skrivs så snart som möjligt efter samtalet, att de granskas eller godkänns av behöriga personer och att de hanteras i enlighet med gällande sekretess- och dataskyddslagstiftning, till exempel GDPR. Förvaringen sker i säkra, behörighetsstyrda system som ingår i klientens eller fallets journal eller dokumentation.

Etiska överväganden betonar noggrannhet, neutralitet och respekt för klientens integritet. Det bör undvikas att inkludera onödiga tolkningar eller värdeladdade formuleringar och hänsyn måste tas till hur uppgifterna kan påverka klienten och personalens säkerhet. Begränsningar inkluderar att minuters tolkningar kan skilja sig mellan skrivare och risken för missförstånd, varför tydlighet och ibland standardiserade mallar rekommenderas.