Retainersopimukset

Retainersopimukset ovat palvelujen tarjoamisen yhteydessä käytettyjä sopimuksia, joissa asiakas maksaa etukäteen tai säännöllisesti tietyistä palveluista ja resursseista. Tämänlaatuinen järjestely varmistaa sekä toimittajalle saatavuuden että asiakkaalle ennustettavuuden ja nopean pääsyn tarvittaviin resursseihin.

Sopimuksen keskeiset kohdat kuvaavat laajuuden, hinnan ja maksuehdot, ajanjakson sekä irtisanomisen ehdot. Tyypillisesti ne määrittelevät, mitkä palvelut sisältyvät, kuinka monta tuntia tai mitä palveluita kiinteästi varataan, sekä laskutustavan (etukäteen, kuukausittain tai erikseen sovittavalla tavalla) ja mahdollisen lisätyön tai ylityksen laskutuksen. Sopimukseen voi sisältyä esimerkiksi varatun ajan tai palveluiden käyttämistä varten myönnettyjä tunteja (käyttökelpoiset tunnit) sekä menettelytapaa, jolla päivitykset ja muutokset käsitellään. Luottamuksellisuus ja tietosuoja ovat yleisesti huomioituina, ja sopimuksessa voidaan määritellä raportointi- sekä seurantakäytännöt.

Retainer-sopimuksia voidaan luokitella pääpiirteittäin kahteen tyypilliseen muotoon: yleinen retainer ja erityinen retainer. Yleinen retainer sitoo toimittajan ajan ja saatavuuden säännöllisellä maksulla riippumatta siitä, käytetäänkö kaikkia varattuja tunteja. Erityinen retainer rajoittuu tiettyyn projektiin tai tehtävään. Erot voivat vaikuttaa kustannuksiin, joustavuuteen ja riskien jakautumiseen.

Hyödyt ovat parempi saatavuus, budjetoitavuus ja priorisointi, mutta riskinä voi olla maksaminen käytöstä, jota ei täysin hyödynnetä, sekä epäselvät rajat. Sopimuksen laadinnassa on keskeistä selkeä laajuus, läpinäkyvä hinnoittelu, irtisanominen ja uusiminen sekä seuranta ja raportointi.