Registratiedokumenten

Registratiedokumenten zijn officiële documenten die het bestaan of de status van een persoon, organisatie of een goed registreren in een openbaar register. Uitgegeven door bevoegde overheden of registratie-instanties, dienen ze als formeel bewijs van identiteit, eigendom, rechten of verplichtingen. De documenten kunnen op papier worden afgeleverd of als digitale extracten beschikbaar zijn via online portals.

Voorbeelden van registratiedokumenten zijn civiele statusdocumenten zoals geboorteakten, huwelijksakten en overlijdensakten; identiteits- en verblijfsdocumenten zoals identiteitskaarten en paspoorten; inschrijving in basisregistraties zoals de basisregistratie persoonsgegevens; voertuig- en vervoersregistratie zoals kentekenbewijzen; onroerend goed en eigendom zoals eigendomsbewijzen en kadastrale aktes; bedrijfsregistratie zoals statuten en inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Registratiedokumenten worden meestal op aanvraag afgegeven nadat identiteit en legitieme belangen zijn vastgesteld. Ze kunnen originele certificaten zijn of afgeleide digitale documenten (extracten) die minder detail bevatten maar wel rechtsgeldig zijn voor veel transacties. Ze worden gebruikt bij transacties, het verkrijgen van overheidsdiensten, immigratie en reizen, eigendomsoverdracht en het vaststellen van rechten en plichten.

Digitalisering heeft het opvragen en delen van registratiedokumenten versneld gemaakt via e-governmentportals en elektronische handtekeningen. Voor internationale activiteiten kunnen documenten worden gelegaliseerd of voorzien van een apostille; in de Europese Unie bestaan kaders voor de erkenning van digitale documenten en identiteiten onder eIDAS.

Registratiedokumenten bevatten vaak persoonsgegevens; daarom gelden strikte privacybescherming en beperkte toegang tot bevoegde partijen. Correctheid van gegevens is essentieel, en er bestaan procedures voor verificatie, correctie en update wanneer geregistreerde informatie wijzigt.