Rechnungsworkflows

Rechnungsworkflows bezeichnet den end-to-end-Prozess der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen in Organisationen. Sie umfassen die Erfassung, Prüfung, Genehmigung, Zahlung und Archivierung von Rechnungen sowie den Abgleich mit Bestellungen und Wareneingängen. Ziel ist eine fehlerarme, transparente und rechtskonforme Abwicklung, die Kosten senkt und den Zahlungszyklus optimiert.

Typische Schritte umfassen den Rechnungseingang (Papier, Email, XML/EDI), die Data Capture per OCR oder Software, den Abgleich mit Bestellung und Wareneingang (Drei-Wege-Abgleich), die Validierung von Stammdaten und Steuern, sowie die Freigabe durch definierte Rollen. Bei Abweichungen entstehen Aufgaben zur Eskalation, Korrektur oder Nachforderung, gefolgt von der freigegebenen Zahlung und der Buchung.

Technisch basieren Rechnungsworkflows häufig auf einem ERP-System ergänzt durch spezialisierte AP-Automatisierung, Dokumentenmanagement und Integrationen via API oder EDI. Die Verarbeitung kann zentral erfolgen oder dezentral in Fachbereichen; digitale Kanäle ermöglichen dem Lieferanten Portal. Wichtige Merkmale sind Auditierbarkeit, SLA-gesteuerte Freigaben und eine klare Historie aller Änderungen.

Zu den Vorteilen zählen verkürzte Durchlaufzeiten, geringere Fehlerraten, bessere Kontrolle der Lieferantenkredite und Compliance mit Aufbewahrungs- sowie Steuerpflichten. Herausforderungen sind Duplikate, Betrug, fehlerhafte Stammdaten, unklare Freigaberechte und die Integration unterschiedlicher Systeme sowie die Skalierung bei hohem Rechnungseingang.

Best practices umfassen standardisierte Stammdatenpflege, klare Freigabelogik, Maßnahmen zur Ursachenanalyse bei Abweichungen, regelmäßige Schulungen, definierte KPIs (Bearbeitungsdauer, Kosten pro Rechnung, DPO) und eine lückenlose Auditierung.