Prozessstruktur

Prozessstruktur bezeichnet die systematische Gliederung und Anordnung von Arbeitsschritten, Entscheidungspunkten und Ressourcen innerhalb eines definierten Ablaufs. Sie stellt das Grundgerüst dar, das einzelne Aktivitäten zu einem zusammenhängenden Verfahren verbindet und damit Transparenz, Wiederholbarkeit und Kontrollierbarkeit ermöglicht. In der betriebswirtschaftlichen Praxis wird die Prozessstruktur häufig im Rahmen des Business Process Management (BPM) entwickelt, dokumentiert und optimiert.

Typischerweise besteht eine Prozessstruktur aus mehreren hierarchischen Ebenen. Auf der obersten Ebene wird der Prozess in Hauptphasen oder -module unterteilt, beispielsweise Planung, Ausführung und Abschluss. Innerhalb dieser Phasen werden Teilprozesse definiert, die wiederum aus einzelnen Arbeitsschritten (Activities) und Entscheidungspunkten (Gateways) bestehen. Ergänzend werden Rollen, Verantwortlichkeiten und Informationsflüsse angegeben, um die Zuordnung von Aufgaben und die Kommunikation zwischen Beteiligten zu regeln. Oft wird die Struktur durch ein Prozessmodell, etwa nach BPMN (Business Process Model and Notation), visualisiert und durch Prozesskennzahlen (Durchlaufzeit, Kosten, Qualität) ergänzt.

Die Anwendung einer klaren Prozessstruktur bietet mehrere Vorteile. Sie unterstützt die Standardisierung von Abläufen, reduziert Redundanzen und Fehlerminimierungen, erleichtert die Einführung von Automatisierungstechnologien und schafft eine Basis für kontinuierliche Verbesserung (Kaizen). Darüber hinaus ermöglicht sie ein effektives Risikomanagement, indem kritische Pfade und Engpässe leicht erkennbar werden.

In der Organisationsentwicklung wird die Prozessstruktur häufig mit der Prozessarchitektur verknüpft, die die Beziehungen zwischen Kernprozessen, Unterstützungsprozessen und Managementprozessen abbildet. Durch die konsequente Pflege und Aktualisierung der Prozessstruktur können Unternehmen flexibel auf Marktveränderungen reagieren und ihre Leistungsfähigkeit langfristig sichern.