Prozesselemente

Prozesselemente bezeichnet Bausteine, aus denen ein Geschäftsprozess besteht. Sie beschreiben, was ein Prozess erreichen soll, welche Eingaben nötig sind, welche Tätigkeit(en) zur Transformation der Eingaben erfolgen, welche Ergebnisse entstehen und wie diese Ergebnisse genutzt oder weiterverarbeitet werden. Prozesselemente helfen, Prozesse zu verstehen, zu kommunizieren und zu steuern.

Typische Prozesselemente umfassen Zielsetzungen, Eingaben (Inputs), Transformationen bzw. Aktivitäten, Ausgaben (Outputs), beteiligte Ressourcen wie Personal, IT-Systeme oder Material, sowie Rollen oder Akteure. Zusätzlich spielen Regeln, Standards oder Qualitätsanforderungen eine Rolle, ebenso Daten und Informationen, die im Prozess erzeugt oder verwendet werden. Zeitliche Rahmenbedingungen, Ablaufschnittstellen und Schnittstellen zu anderen Prozessen ergänzen das Bild. Alle Elemente stehen in Wechselwirkung und werden durch Steuerungs- und Kontrollmechanismen überwacht.

In der Prozessmodellierung dienen diese Bausteine als Grundstrukturen: Sie ermöglichen die grafische oder formale Darstellung von Abläufen, Verantwortlichkeiten, Datentransfers und Abhängigkeiten. Ziel ist eine klare Verständlichkeit, vergleichbare Beschreibungen über Organisationen hinweg sowie die Grundlage für Messgrößen, Optimierung und Qualitätsmanagement.

Der Nutzen von Prozesselementen liegt in Standardisierung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Sie erleichtern das Identifizieren von Verbesserungspotenzialen, das Zuordnen von Verantwortlichkeiten, das Festlegen von Kennzahlen sowie das Risikomanagement. Praktisch werden Prozesselemente oft in Prozesstabellen, Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten dokumentiert und dienen als Orientierung für Schulungen, Audits und Änderungsmanagement.

Beispielhaft lässt sich ein Bestellprozess skizzieren: Eingabe ist die Bestellung, durchläuft eine Bearbeitungs- bzw. Prüfungsphase, führt erforderliche Freigaben aus, nutzt Ressourcen wie Mitarbeiter und Systeme, erzeugt Daten und endet in der Lieferung als Output. Zeitvorgaben und Schnittstellen zum Lager oder Vertrieb regeln den Ablauf.