Prosjektplanen

Prosjektplanen er et formelt dokument som beskriver hvordan et prosjekt skal gjennomføres, følges opp og avsluttes. Den samler mål og omfang, leveranser, tidsplan, kostnader og ressurser, samt de prosedyrer og kriterier som styrer prosjektet. Prosjektplanen utarbeides vanligvis etter at prosjektideen er godkjent og prosjektcharteret er etablert, og den fungerer som styringsgrunnlag for prosjektteamet og interessenter.

En Prosjektplan inneholder ofte: prosjektmål og omfang, leveranser og aksepteringskriterier, arbeidsnedbrytingsstruktur, tidsplan og milepæler, budsjett og ressursallokering, kvalitetskrav og kvalitetsplan, risiko- og mulighetsregister med tiltak, kommunikasjonsplan, interessent- og styringsplan, innkjøps- og kontraktsstrategi, samt rolle- og ansvarsfordeling, endringshåndteringsprosedyre og beslutningsmyndighet, samt måle- og rapporteringsrutiner og godkjenningskriterier. Prosjektplanen er ofte et levende dokument som oppdateres gjennom prosjektets livssyklus og godkjennes av sponsor eller prosjektstyre.

Rollen og innholdet i Prosjektplanen kan variere mellom sektorer og organisasjoner. Den brukes i planleggingsfasen for å styre gjennomføring, og i gjennomføringsfasen som verktøy for overvåkning, kontroll og beslutninger. Den er ofte tilpasset standarder som PMBOK, PRINCE2 eller IPMA, men bør tilpasses konteksten og risikoprofilen til hvert prosjekt.