Prosjektplan

En prosjektplan er et dokument som beskriver hvordan et prosjekt skal gjennomføres, styres og avsluttes. Den gir en felles referanse for prosjektteam og interessenter og fungerer som grunnlag for godkjenning, gjennomføring og kontroll av prosjektet. Planen utarbeides i planleggingsfasen og brukes som baseline gjennom hele prosjektet.

Prosjektplanen inneholder vanligvis informasjon om omfanget av prosjektet, mål og leveranser, aksepteringskriterier og eventuelle begrensninger. Den beskriver organisering og roller, ansvarsfordeling, samt ressursbehov og budsjett. Tidsplanen med milepærer og avhengigheter være sentral, sammen med en arbeidsnedbrytingsstruktur (WBS). Planen inkluderer også risiko- og usikkerhetsanalyse, kvalitetskrav og plan for kvalitetssikring, samt krav til informasjonsflyt, kommunikasjonsrutiner og interessenthåndtering.

Styring og kontroll er viktige elementer, og prosjektplanen inneholder derfor også styringsrutiner, rapporteringsfrekvens og beslutningsprosesser. Endringshåndtering beskriver hvordan omfang, kostnader og tidsrammer håndteres ved endringer, slik at avvik kan vurderes og godkjennes av relevante interessenter. Planen skal være tydelig og realistisk, slik at teamet kan følge den og måle fremdrift.

Planen er tilpasset prosjektets størrelse og kontekst og kan hente inspirasjon fra etablerte metodikker. Den oppdateres ved behov gjennom hele prosjektet for å reflektere endringer i omfang, risiko eller eksterne forhold, og den fungerer som kommunikasjons- og styringsverktøy for prosjektet.