kommunikasjonsrutiner

Kommunikasjonsrutiner er formelle retningslinjer og prosesser som beskriver hvordan informasjon skal utveksles internt i en organisasjon og mellom organisasjonen og eksterne aktører. Hensikten er å sikre klarhet, konsistens, sporbarhet og rask respons, samt å ivareta sikkerhet og konfidensialitet.

Omfanget inkluderer valg av kanaler (e-post, møter, videokonferanse, chat, telefon), krav til innhold og form, hvilke mål som skal oppnås, og hvilke roller som har ansvar (kommunikasjonsrådgiver, linjeleder, beredskapsteam). Rutinen fastsetter også krav til dokumentasjon, arkivering og personvern.

Kjerneelementer er klassifisering av informasjon, standardmaler og sjekklister, responstider og eskalasjonstrinn, og godkjenningsprosesser for ekstern kommunikasjon. Den beskriver også hvordan meldinger skal arkiveres og hvordan historikk og sporbarhet opprettholdes i samsvar med relevante regler og GDPR.

Prosessforløp kan beskrives slik at en melding mottas, vurderes og nødvendigheten av videre formidling avklares, kanal velges, budskap utformes, og utsendelse skjer. Oppfølging og evaluering dokumenteres i et felles system. Ved kritiske hendelser finnes eskalasjonsveier og varslingsrutiner til relevante parter.

Implementering av kommunikasjonsrutiner krever opplæring, regelmessig gjennomgang og oppfølging, utpeking av ansvarlige personer og oppdatering av kanaldatabasen. Ledelsesforankring og en kultur for å rapportere avvik bidrar til kontinuerlig forbedring.

Fordeler inkluderer bedre informasjonssikkerhet og kundedialog, færre misforståelser og feilkommunikasjon, effektiv bruk av ressurser og bedre etterlevelse av lover og interne krav.