Projectvoorbereiding

Projectvoorbereiding is de fase in het projectmanagement waarin de basis voor de uitvoering wordt gelegd. Doelstellingen worden concreet gemaakt, de haalbaarheid beoordeeld en het projectkader vastgesteld. In deze fase worden de belangrijkste randvoorwaarden vastgelegd, zoals de scope, de vereisten van belanghebbenden, het budget en de beoogde tijdlijn.

Belangrijke activiteiten zijn onder meer het opstellen van een businesscase, het afbakenen van de scope, het bepalen van vereisten en kwaliteitsnormen, en het identificeren van betrokkenen en governance. Daarnaast worden een projectorganisatie en rollen vastgesteld, een planning en een kostenraming opgesteld. Leverbaar zijn onder andere het businesscase-document, het projectplan, het risicoregister, het communicatieplan en het kwaliteits- en inkoopbeleid.

Methoden die in de voorbereiding worden toegepast zijn onder meer stakeholderanalyse, haalbaarheidsstudies, kosten-batenanalyses, en risicoanalyse. Het identificeren van afhankelijkheden en het bepalen van prioriteiten horen hier ook bij. Besliskaders zoals go/no-go beslismomenten helpen bij het bepalen of het project wordt doorgezet. Een vroeg ontwerp of prototype kan eveneens worden ontwikkeld om onzekerheden te verminderen.

Het doel van projectvoorbereiding is om draagvlak en duidelijkheid te creëren, zodat de uitvoering efficiënt en doelgericht kan starten. De fase levert de basis voor governance en besluitvorming en verlaagt de kans op afwijkingen tijdens de uitvoering. Veelvoorkomende valkuilen zijn onduidelijke scope, onvoldoende betrokkenheid van stakeholders en onrealistische tijd- en kostenramingen.