Ostotoiminta

Ostotoiminta tarkoittaa organisaation toimintoja, joiden tavoitteena on hankkia tarvitut tavarat, palvelut ja työvoima mahdollisimman taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Se kattaa suunnittelun, hankinnan, sopimusten hallinnan sekä toimittajasuhteiden kehittämisen.

Prosessi voi sisältää tarvekartoituksen, vaatimusten määrittelyn, markkina- ja toimittajatutkimuksen sekä kilpailuttamisen tai neuvottelut. Tilausten tekeminen, toimitusten seuranta, laskutus ja maksaminen sekä sopimusten toteutumisen valvonta kuuluvat usein ostotoiminnan piiriin. Riskien hallinta, eettiset pelisäännöt ja kestävän kehityksen periaatteet ovat osa nykyaikaista ostotoimintaa.

Julkisessa sektorissa ostotoiminta noudattaa hankintalainsäädäntöä sekä EU-direktiivejä. Tavoitteena on parantaa veronmaksajien rahan arvoa, edistää kilpailua, läpinäkyvyyttä ja tasapuolista kohtelua. Keskeisiä vaiheita ovat tarveselvitys, markkinakartoitus, tarjouspyynnöt, tarjousten arviointi sekä sopimuksen myöntäminen ja hallinta.

Digitalisaatio muuttaa ostotoimintaa: sähköiset kilpailutukset, hankintaportaaleja ja sähköinen tiedonhallinta sekä valvonta tehostavat prosesseja. Keskeisiä kehityssuuntia ovat kategorianhallinta, hankintojen kestävyys ja toimittajasuhteiden hallinta sekä data-analyyttinen päätöksenteko.

Ostotoiminta esiintyy sekä julkisessa että yksityisessä sektorissa ja on tärkeä osa toimitusketjun hallintaa sekä kustannusten hallintaa.