Licensmodellering

Licensmodellering är en systematisk process för att analysera och konstruera modeller av hur licenser till produkter och tjänster används, prissätts och följs upp inom en organisation. Syftet är att skapa tydlighet kring kostnader, rättigheter och risker kopplade till licensiering samt att underlätta beslut, kostnadskontroll och leverantörsförhandlingar. Genom licensmodellering kan man få en verksamhetsöversikt över vilka licenser som behövs, hur mycket de kostar och hur olika scenarier påverkar totalägt kostnader (TCO) och efterlevnad.

Omfånget sträcker sig vanligtvis över mjukvarulicenser, molntjänster, upphovsrättslicenser och andra avtalsstyrda rättigheter. Viktiga komponenter är entitlements eller rättigheter, villkor, begränsningar och skyldigheter, tillsammans med mätetal som används för att definiera användning, till exempel Named Users, enheter, kärnor, CPU-tid eller API-anrop. Prisstrukturer, volymrabatter och kontraktsvillkor inkluderar även nödvändiga parametrar för modellen.

Processen innefattar vanligtvis inventering av nuvarande licenser och faktisk användning, klassificering av licensposterna, skapande av kostnads- och riskmodeller, scenarioplanering och optimering, samt rapportering och styrning. Verktyg som Software Asset Management (SAM) och licenshanteringssystem används ofta, tillsammans med metering och datakvalitetsarbete. Tillvägagångssätt kan vara deterministiska eller probabilistiska och kan innefatta regelbaserade beslut samt optimeringsmodeller.

Resultatet är ofta en licensportfölj med kostnadsprognoser, riskbedömningar och rekommendationer för förhandling, omstrukturering eller konsolidering, tillsammans med dokumentation som stödjer efterlevnad och styrning. Utmaningar inkluderar datakvalitet, komplexa licensvillkor, dynamisk användning och pluralitet av leverantörer, samt behovet av tydliga roller och processer för governance.