Käyttöönotot

Käyttöönotot ovat prosessi, jossa uusi järjestelmä, toimintamalli tai palvelu otetaan käyttöön organisaatiossa. Termi kattaa sekä teknisen käyttöönoton että sen käytännöllisen omaksumisen.

Käyttöönottoja toteutetaan erityisesti IT-, tuotanto- ja palvelusektoreilla, mutta ne liittyvät myös organisaation muuhun muutostyöhön. Yleisintä on vaiheittainen käyttöönotto, jossa uudet ratkaisut pilotoidaan ja vasta myöhemmin laajennetaan koko organisaatioon.

Tyypilliset vaiheet ovat tarvekartoitus ja tavoitteiden vahvistaminen, ratkaisun valinta ja hankinta, testaus ja pilottikäyttö, muutosjohtaminen sekä koulutus, sitten käyttöönotto ja siirtymävaihe sekä tuki ja ylläpito projektin jälkeen. Tämän kautta varmistetaan tiedon siirto, käyttöönoton aikataulutus sekä vastuunjako.

Onnistumisen kannalta keskeisiä tekijöitä ovat selkeä johto- ja projektisponsori, yhdessä määritellyt tavoitteet, vaikuttajien sitoutuminen, muutosjohtaminen sekä sopiva resurssien ja aikataulujen hallinta. Riskejä ovat käyttäjien vastarinta, resurssien alimitoitus, epäonnistunut tiedonsiirto ja järjestelmän käyttökatkokset.

Määrällisiä ja laadullisia mittareita ovat käyttöönoton aikataulu, käyttäjien hyväksyntä ja tyytyväisyys, järjestelmän käytön laajuus sekä suorituskyky, kokonaiskustannukset sekä hyötyjen realisointi ja vastineen seuraaminen.