Kostenbewijzen

Kostenbewijzen zijn documenten die aantonen dat een kostenpost is gemaakt. Ze worden gebruikt om kosten vergoed te krijgen, om belastingaftrek te claimen of om in aanmerking te komen voor sociale zekerheidsuitkeringen. Een kostenbewijs kan bestaan uit een bon, factuur, kassabon, bankafschrift, reiskaartje of een digitaal uitgevoerde onkostendeclaratie.

Essentieel is dat een kostenbewijs de kerngegevens bevat: datum, leverancier, omschrijving van de uitgave en het bedrag. Sommige regelingen vereisen ook aanvullende informatie zoals reisdoel, kostenplaats of btw-bedrag.

Toepassing: Voor werknemers dienen kostenbewijzen als onderbouwing voor declaraties en terugbetaling van kosten zoals reizen, maaltijden of kantoormiddelen. Voor belastingplichtigen gelden per jurisdictie regels over welke kosten aftrekbaar zijn en welke documenten nodig zijn. De precieze vereisten variëren per regeling en land.

Opslag en digitalisering: Bewaar kostenbewijzen gedurende de wettelijke bewaarperiode; digitale kopieën worden vaak geaccepteerd als ze leesbaar en authentiek blijven. Zorg voor een duidelijke indeling en ontsluiting van documenten.

Beste praktijken: scheid privé van zakelijke kosten, categoriseer uitgaven, controleer of de gegevens overeenkomen met de declaratie, en vraag bij ontbrekende documenten naar vervangende of samenvattende documentatie. Kostenbewijzen vormen zo de basis voor correcte verantwoording en terugbetaling.