Klantadministratie

Klantadministratie is het geheel van gegevens en processen waarmee een organisatie informatie over klanten beheert en gebruikt. Het richt zich op het vastleggen van contactgegevens, transacties en interacties met de klant, om dienstverlening en administratie mogelijk te maken.

In de klantadministratie worden persoonlijke gegevens vastgelegd zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en klantnummer, evenals zakelijke gegevens zoals factuur- en betalingsinformatie, ordergeschiedenis, contracten en communicatiehistorie. Varianten kunnen bestaan uit voorkeuren en kredietrisico-informatie.

Het doel van klantadministratie is operationeel en administratief: klantcontact, orderafhandeling, facturering, leveringen en service. Het ondersteunt ook compliance en interne rapportage. De gegevens komen uit verschillende processen en systemen, zoals CRM, ERP en helpdesk.

Governance omvat nauwkeurige gegevens, periodieke controles en een bewaartermijnbeleid. Toegang is beperkt tot geautoriseerde personen en verwerkersovereenkomsten met derden.

In de Europese Unie valt klantadministratie onder privacywetgeving zoals de AVG/GDPR. Organisaties moeten een rechtsmatige basis hebben (bijv. uitvoering van een overeenkomst) en de gegevens beschermen, rechten van betrokkenen respecteren (inzage, correctie, wissen, dataportabiliteit). Verwerkersovereenkomsten regelen dat derden gegevens verwerken.

Klantadministratie overlapt met maar is niet identiek aan CRM. Het is vaak onderdeel van bredere systemen (CRM, ERP) maar heeft een focus op administratie en financiën en de wettelijke verplichtingen daarvan. Retentie en verwijdering moeten expliciet worden vastgelegd.

---