Kartoitusprosessi

Kartoitusprosessi on järjestelmällinen tutkimus- ja kartoitusprosessi, jolla kerätään tietoa todellisesta tilanteesta, tarpeista ja tavoitteista ennen ratkaisun valintaa tai toteutusta. Sillä pyritään ymmärtämään nykytilaa, määrittämään projektin laajuus sekä sovellettavat rajaukset ja vaatimukset. Kartoitusprosessi esiintyy useissa valtion, julkisen ja yksityisen sektorin konteksteissa sekä IT-, palvelu- ja tuotepäätöksissä.

Tavoitteena on tukea päätöksentekoa ja suunnittelua: saada kattava kuva ongelmasta, tunnistaa keskeiset sidosryhmät, määrittää tekniset, toiminnalliset ja taloudelliset rajoitteet sekä asettaa prioriteetit.

Tyypillisiä vaiheita ovat valmistelu, sidosryhmien kartoitus ja sidosryhmäanalyysi, tiedonkeruumenetelmien valinta (haastattelut, työpajat, kyselyt, dokumenttien tarkastelu), nykytilan analyysi (as-is), aukkojen ja vaatimusten kartoitus, tavoitetilan määrittely (to-be), priorisointi ja riskien arviointi sekä kustannusten ja resurssien alustava arviointi. Tuloksena syntyy kartoitusraportti, johon kerätty tieto, tunnistetut tarpeet ja ehdotukset seuraavista askelista tiivistetään. Raportti voi sisältää myös vaatimuslistan, suositukset ratkaisukutsuille ja alustavan projektisuunnitelman.

Käyttö ja hyödyntäminen: kartoitusprosessi tukee päätöksentekoa, ratkaisun valintaa sekä projektin valmistelua. Se toimii perustana kilpailutuksille, palvelumuotoilulle tai IT-ratkaisujen suunnittelulle.

Haasteet ja huomioitavaa: laadun varmistus riippuu tiedon saatavuudesta, sidosryhmien osallistumisesta, muutosvastarinnasta sekä projektin aikataulusta. Prosessi on usein iteratiivinen ja voi vaatia tarkistuksia uuden tiedon ilmetessä.