Inventarisbeheer

Inventarisbeheer is het systematisch beheer van de fysieke en materiële activa van een organisatie gedurende hun hele levenscyclus. Het doel is tijdige beschikbaarheid, nauwkeurige registratie, optimale benutting en kostenefficiëntie. Het omvat zowel materiële assets zoals apparatuur, meubilair en voertuigen als immateriële elementen zoals softwarelicenties. In veel organisaties dient inventarisbeheer ook als basis voor bredere vormen van asset- of IT-beheer.

De kern van inventarisbeheer is identificatie, registratie en tracking van activa. Activa worden geïdentificeerd met labels (bijv. barcodes of RFID), geregistreerd in een centrale basisregistratie of ERP-systeem en gekoppeld aan attributen zoals locatie, conditie, eigenaar, aanschafdatum, vervaldatum en financiële waarde. De levenscyclus omvat planning, inkoop, implementatie, operationeel gebruik, onderhoud en einde levensduur of afvoer. Systemen koppelen opslaglocaties, onderhoudsschema's en kosten voor een geïntegreerd beeld van activa en budgetten.

Belangrijke processen zijn ontvangst en toewijzing, uitgifte en retour van activa, periodieke controles en audits, en periodieke actualisatie van de registratie. Praktijken zoals cyclustellingen, ABC-analyse en regelmatige fysieke inventarisaties verbeteren de nauwkeurigheid. Instrumenten omvatten activaregistraties, ERP- of CMMS-systemen en mobiele scanning met barcode of RFID. Bestuur en naleving vereisen beleid, rollen en scheiding van taken, en zekerheid dat gegevens kloppen voor financiële verslaglegging en naleving van relevante normen. Integratie met inkoop, financiën en IT-beheer is meestal gewenst.