Inspelningshantering

Inspelningshantering är processen att organisera och styra inspelningar av ljud och bild samt relaterad metadata genom deras livscykel i en organisation. Det innefattar fångst, lagring, indexering, sökbarhet och tillgång, samt retention, arkivering och radering när uppgifterna inte längre behövs. Målet är att möjliggöra snabb och säker åtkomst till relevanta inspelningar samtidigt som integritet och säkerhet skyddas.

Vanliga komponenter i inspelningshantering är capture-enheter såsom kameror och mikrofoner, mjukvara för hantering av metadata och referensinformation, lagringslösningar (lokala eller molnbaserade), samt sök- och indexeringsverktyg. Styrning av användarbehörigheter, auditloggar och redovisningsfunktioner ingår också. Andra viktiga delar är retention- och arkiveringsrutiner samt procedurer för radering när rättsliga eller affärsmässiga krav uppfyllts. För att säkerställa datakvalitet och integritet används kryptering under överföring och vila, samt mekanismer för integritetskontroller och icke-manipulerbara loggar.

Hanteringen påverkas av lagstiftning och reglering, exempelvis personuppgiftslagstiftning och dataskyddsförordningen (GDPR) i Sverige och EU. Tekniska och organisatoriska åtgärder måste därmed skydda personuppgifter, hantera samtycke och minimera omfattningen av insamlingen. Utmaningar inkluderar snabb dataökning, behov av interoperabilitet mellan olika system och hantering av rättsliga begäranden. Bästa praxis omfattar tydliga ansvarsområden, automatiska raderingspolicyer, regelbunden revision och säkra, tamper-evidenta lagringslösningar.