Inkoopbladen

Inkoopbladen is een Nederlandse term die verwijst naar documenten of formulieren die worden gebruikt in het inkoopproces om aankoopbehoeften vast te leggen, offertes te vergelijken en bestellingen te verwerken. Het kan gaan om een formulier, een spreadsheet of een digitaal formulier binnen een ERP- of procurement-systeem.

Een inkoopblad bevat doorgaans kerngegevens zoals de omschrijving van het gewenste artikel of de dienst, hoeveelheid, eenheidsprijs, totale kosten, gewenste leverdatum, leverancier(s) en eventuele leveringsvoorwaarden. Verder kunnen er informatie staan over kostenplaats, budgetcategorie, referenties en relevante beoordelingscriteria voor offertes. Het doel is om alle relevante informatie gestructureerd bij elkaar te brengen om een weloverwogen inkoopbeslissing mogelijk te maken en later auditsporen te bieden.

Gebruik en processen: een medewerker dient een inkoopverzoek in, waarna het inkoopblad wordt beoordeeld en, indien nodig, offertes van leveranciers worden verzameld en geëvalueerd. Bij goedkeuring wordt doorgaans een inkooporder aangemaakt op basis van het blad. In moderne organisaties is het inkoopblad vaak geïntegreerd in digitale workflows, waardoor tracking, controles en rapportage beter mogelijk zijn.

Vorm en digitalisering: inkoopbladen bestaan nog steeds als papieren formulieren, maar komen steeds vaker voor als spreadsheets of digitale formulieren die automatisch kunnen koppelen aan leveranciersdatabases en purchase orders. See also: inkooporder, requisitie, leveranciersbeheer.