Hallintokäytäntö

Hallintokäytäntöä (administrative practice) tarkoitetaan organisaation sisäisiä määräyksiä, ohjeita ja menettelyjä, joiden tarkoituksena on ohjata ja yhdenmukaistaa hallinnollisia tehtäviä sekä päätöksentekoprosesseja. Käytäntöihin kuuluvat vastuiden ja valtuuksien määrittely, prosessien standardointi, dokumentointi sekä tiedonhallinta. Hallintakäytäntöjä voidaan soveltaa sekä julkiseen hallintoon että yksityiseen sektoriin, ja ne voivat koskea muun muassa hyväksymiskriteerejä, arkistointia, raportointia, viestintää sekä riskienhallintaa. Niiden tavoitteena on lisätä toiminnan läpinäkyvyyttä, oikeudenmukaisuutta ja luotettavuutta sekä helpottaa laadunvalvontaa ja valvontamenettelyjä.

Käytäntöihin sisältyy sääntöjä ja ohjeita, prosessikaavioita sekä suosituksia, jotka määrittelevät kuka tekee mitäkin, milloin ja millä perusteilla. Niihin liitetään yleisesti roolit, valtuudet, hyväksymiskriteerit sekä dokumentointi- ja arkistointivaatimukset. Tavoitteena on yhdenmukainen toiminta sekä mahdollistaa seuranta ja auditointi.

Käytäntöjen laatiminen ja päivittäminen on organisaation johdon vastuulla. Niiden kehittämisessä korostuvat sitoutuminen, riskien arviointi, tiedonhallinta ja lainsäädännön sekä sisäisten määräysten noudattaminen. Hyvin laaditut hallintakäytännöt tukevat hallinnon hyvää hallintoa, hallinnon läpinäkyvyyttä ja päätösten jäljitettävyyttä.

Esimerkkejä sovellutuksista ovat henkilöstöhallinnon hallintakäytännöt, talous- ja hankintaprosessien ohjeistukset, tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt sekä arkistointi- ja raportointikäytännöt. Hallintakäytäntöjä voivat kehittyä jatkuvasti sekä organisaation toiminnan muutosten että lainsäädännön ja standardien päivitysten myötä.