Festlegungsprozess

Der Festlegungsprozess bezeichnet in der deutschen Fachsprache einen formalen Vorgang, mit dem eine verbindliche Entscheidung, eine Spezifikation oder eine Zielsetzung festgelegt wird. Er dient der Festlegung von Anforderungen, Kriterien oder Rahmenbedingungen in Organisationen, Projekten oder Rechtsanwendungen. Ziel ist es, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Rechtskonformität sicherzustellen.

Typischer Ablauf umfasst Initiation und Zieldefinition, Festlegung des zu klärenden Gegenstands und der Kriterien, Sammlung relevanter Informationen und Stakeholder-Input, Bewertung von Alternativen anhand festgelegter Kriterien, Abstimmung und ggf. Konsensfindung, formale Entscheidung durch zuständige Gremien, Dokumentation der Entscheidung einschließlich Begründung, Datum und Version, Implementierung der Festlegung und Kommunikation sowie Überwachung der Umsetzung und ggf. Anpassung durch Change- oder Revisionsprozesse.

Rollen und Governance: Zuständige Entscheidungsträger, Fachexperten und weitere Stakeholder arbeiten gemeinsam mit Rechts- und Compliance-Teams. Governance-Mechanismen wie Freigabeprozesse, Audit-Spuren, Änderungsmanagement und definierte Verantwortlichkeiten unterstützen die Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Prozesses.

Ergebnisse: Eine verbindliche Festlegung, meist in Form eines Dokuments, einer Spezifikation oder eines Beschlusses. Sie enthält Zweck, Kriterien, Begründung, Datum, Gültigkeitsdauer oder Version sowie Verweise auf relevante Prozesse, Verträge oder Produkte.

Anwendungsbereiche: Projektmanagement, Beschaffung, Produkt- und Systementwicklung, Rechtssetzung, Qualitätsmanagement und Master Data Governance. Herausforderungen umfassen unklare Zielsetzung, unzureichende Daten, widersprüchliche Stakeholder-Interessen und mangelhafte Dokumentation; bewährte Praxis ist klare Zieldefinition, vollständige Kriterien, Traceability, Versionierung und regelmäßige Überprüfung.