Duplicaatkopieën

Duplicaatkopieën zijn exacte kopieën van een origineel document of object. In archief-, bibliotheek- en museale praktijken verwijst de term naar reproducties die gemaakt zijn om het oorspronkelijke materiaal te beschermen, het toegang te verschaffen en het draagbaar te maken voor gebruik door meerdere personen.

In deze instellingen dienen duplicaatkopieën vooral ter conservering en toegankelijke raadpleging. Het hebben van duplicaten vermindert de slijtage aan het origineel, vergemakkelijkt het delen met gebruikers en maakt tentoonstellingen of onderwijs mogelijk zonder het kwetsbare origineel te moeten hanteren. Duplicaten kunnen zowel fysieke als digitale vormen aannemen.

Duplicaatkopieën ontstaan via verschillende methoden. Fysieke duplicatie omvat fotokopieën, microfilm of facsimielkopieën. Digitale duplicatie betreft scans en digitale back-ups. Bij alle vormen blijft het behoud van metadata en provenantie belangrijk, zodat de relatie met het origineel duidelijk en verifieerbaar blijft en de authenticiteit voor onderzoekers behouden blijft.

Beheer en gebruik van duplicaatkopieën vereisen zorgvuldige catalogisering en labeling. Ze moeten worden gekoppeld aan het origineel, met vermelding van herkomst, datum en kopieertype. Rechten en toegankelijkheid moeten helder zijn, zodat duplicaten correct worden ingezet in onderzoek en onderwijs, zonder de integriteit van het oorspronkelijke materiaal te compliceren.

In gegevensbeheer kan de term duplicaatkopieën ook verwijzen naar dubbele records in een database. Daarop volgt vaak deduplicatie: het verwijderen of samenvoegen van identieke of sterk vergelijkbare records om de datakwaliteit te verbeteren en verwarring te voorkomen.