Donationsbehandling

Donationsbehandling er den systematiske håndtering af donationer til en organisation, fra indsamling og registrering til tilbagebetaling, tak og rapportering. Formålet er at sikre effektiv, gennemsigtig og overholdelsesorienteret anvendelse af midlerne samt en positiv donoroplevelse.

Donationer kan være kontante, elektroniske betalinger eller in-kind bidrag som varer og tjenester. Behandlingen omfatter modtagelse, verificering af donators identitet og formål, registrering i et donorregister eller CRM-system, og udstedelse af kvitteringer eller skattefrihedsdokumenter, når det er relevant. Betalingskanaler bør have passende sikkerhed, spændende muligheder såsom kort, bankoverførsel og digitale betalinger, og overholde gældende betalingsstandarder.

Dokumentation og kommunikation er centralt. Donorer modtager kvitteringer og bekræftelser, og organisationen bør bevare klare retningslinjer for privatliv og databeskyttelse (f.eks. GDPR i EU). Data bør opbevares sikkert, og kommunikation bør være rettet og transparent vedrørende anvendelse af midlerne og resultater.

Governance og overholdelse udgør kernen af donationsbehandling. Det indebærer interne kontroller, adskillelse af funktioner, regelmæssige afstemninger og revision, risikostyring og rapportering til interessenter. Organisationer skal overholde lovgivning om hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme, samtidigt med privatliv og donorrettigheder.

In-kind donationer kræver vurdering og værdiansættelse for korrekt bogføring og potentielle skattemæssige fradrag. Gennemsigtighed i brug af midlerne og regelmæssig offentlig rapportering styrker tilliden blandt donorer og offentlige myndigheder.